Ganz ehrlich: Lesen Sie jeden Text von A bis Z durch, dem Sie im Alltag begegnen? Ich sicher nicht. Gerade im beruflichen Kontext überfliege ich die meisten Texte bloss und suche mir jene Informationen heraus, die für mich relevant sind. Damit ich diese möglichst schnell finde, muss ein Text gut strukturiert sein.
Doch wie verleiht man einem Text die passende Struktur, dass die Zielgruppe die wesentlichen Informationen darin möglichst rasch findet? Das zeige ich Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Der erste Schritt: Die Informationen sammeln
Mein Schreibprozess als Profi beginnt nicht mit dem ersten Buchstaben, den ich tippe, sondern bereits viel früher. Bevor ich irgendetwas zu Papier oder auf den Bildschirm bringe, sammle ich alle Informationen, die ich für meinen Text brauche. Dazu gehören der Auftrag und Referenzmaterial (Glossare, Styleguides, etc.) der Kundin oder des Kunden, andererseits aber auch alle Informationen, die im Text vorkommen: Zahlen, Daten, Kernaussagen …
Ich verschaffe mir einen umfassenden Überblick über das Thema meines Texts, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Details vergessen gehen. Erst dann gehe ich zum nächsten Schritt über: der Strukturierung.
Die Struktur: Vom Groben ins Detail
Nachdem ich alle Informationen für meinen Text zusammengetragen habe, überlege ich mir, welche Informationen für den Text relevant sind. Dabei ordne ich die Informationen in drei Kategorien ein: Was muss ich erwähnen? Was kann ich erwähnen, wenn es Platz hat? Was ist irrelevant oder bereits bekannt?
Indem ich die Informationen nach Wichtigkeit sortiere, baue ich eine Struktur für meinen Text auf. Zuerst kommen die absolut unverzichtbaren Informationen, später folgen die Details. Was irrelevant oder bereits bekannt ist, nehme ich nicht in den Text auf.
Zu beachten gilt, dass diese Art der Strukturierung nicht die einzig richtige Art ist, einen Text zu organisieren. Je nach Art des Texts und Verwendungszweck kann eine andere Herangehensweise sinnvoller sein. Im Geschäftsalltag – insbesondere bei E-Mails, Berichten, Präsentationen, Website-Texten oder Info-Broschüren – hat sich diese Struktur jedoch bewährt.
Warum das Wichtigste zuerst?
Indem ich die wichtigste Information an den Anfang stellen, stelle ich sicher, dass die Leserinnen und Leser sofort den Kern des Texts erfassen. Auch wenn Menschen einen Text nur überfliegen, um für sie relevante Informationen zu finden, beginnen sie meist beim Titel und starten dann mit dem obersten Abschnitt. Indem ich die relevantesten Informationen an den Beginn eines Texts setze, stelle ich sicher, dass sie von der Zielgruppe rasch gefunden werden.
Die Umsetzung: Den Text nach Wichtigkeit der Informationen gliedern
Nachdem ich alle Informationen für meinen Text gesammelt und nach Wichtigkeit sortiert habe, geht es ans Schreiben. Dabei halte ich mich an die folgende Struktur:
Hauptbotschaft im Betreff oder Titel
Die wichtigste Informationen platziere ich so prominent wie nur möglich: Und zwar bereits im Titel oder Betreff. So wissen die Leserinnen und Leser sofort, worum es geht.
Wichtigste Information im ersten Abschnitt
Der erste Abschnitt des Textes greift die zentrale Aussage aus dem Titel oder Betreff auf und führt sie gegebenenfalls detaillierter aus. Weitere unverzichtbare Informationen werden ebenfalls bereits im ersten Abschnitt genannt oder zumindest angedeutet.
Ergänzende Informationen nach Wichtigkeit sortieren
Nachdem die Hauptbotschaft klar ist, werden in den folgenden Abschnitten die weiteren relevanten Informationen präsentiert. Auch diese werden nach ihrer Wichtigkeit sortiert, sodass die wichtigsten Details zuerst genannt werden.
Der Profi-Tipp: Text in Absätze unterteilen
Um den Text noch übersichtlicher zu gestalten, präsentiere ich wo möglich jede Information in einem eigenen Abschnitt. Dies erleichtert es den Leserinnen und Lesern, sich im Text zu orientieren und die für sie wichtigen Informationen schnell zu finden. Durch eine klare visuelle Gliederung wird der Text auch gleich viel verständlicher und leichter zu lesen.
Beispiel: Eine E-Mail im Geschäftsalltag
Gehen wir das Ganze nun an einem konkreten Beispiel durch: Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine wichtige E-Mail an Ihr Team schreiben. Ihre Hauptbotschaft ist, dass ein geplantes Meeting verschoben werden muss. Nun strukturieren Sie Ihre Nachricht wie folgt:
Betreff: «Meeting verschoben: Neuer Termin»
Erster Abschnitt: «Das für morgen geplante Meeting wird auf nächste Woche verschoben. Die Uhrzeit bleibt gleich: 10:00 Uhr.»
Weiterer Abschnitt: «Der Einladungslink zum neuen Meeting sowie Details zum Inhalt folgen in Kürze. Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.»
Durch diese Struktur ist sofort ersichtlich, was die zentrale Aussage der E-Mail ist, und die zusätzlichen Informationen sind klar und übersichtlich gegliedert.
Fazit: Strukturieren Sie Texte nach Wichtigkeit, damit die zentralen Informationen ankommen
Die Strukturierung von Texten nach dem Prinzip «Das Wichtigste zuerst» eignet sich hervorragend, um Informationen klar und effektiv zu vermitteln. Indem Sie die zentrale Botschaft an den Anfang Ihres Texts stellen und ergänzende Informationen in logischer Reihenfolge präsentieren, erleichtern Sie es Ihren Leserinnen und Lesern, die wesentlichen Punkte schnell zu erfassen. Indem Sie diese Struktur anwenden, erzielen Sie mit Ihren Texten eine optimale Wirkung.
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