Was tun Sie, sobald Sie alle Informationen beisammen haben, die Sie in einem Text vermitteln wollen? Beginnen Sie sogleich mit dem Schreiben und springen inhaltlich von einer Information zur nächsten, wie es Ihnen gerade kommt?
Lieber nicht! So werden Ihnen Ihre Leserinnen und Leser bald nicht mehr folgen können. Besser bringen Sie die Informationen zuerst in eine sinnvolle Reihenfolge.
Bei dieser Strukturierung gibt es nicht nur eine richtige Lösung, sondern mehrere Ansätze, die sich je nach Art und Zweck eines Texts besser oder weniger gut eignen.
Bei vielen Texten, die wir im Geschäftsalltag brauchen – E-Mails, Berichten, Präsentationen, Kurzzusammenfassungen – lohnt sich die Gliederung nach Wichtigkeit. Es gilt: Das Wichtigste zuerst, die Details am Schluss. Am besten formulieren Sie die wichtigste Botschaft bereits im Betreff oder Titel, spätestens sollten Sie sie jedoch im ersten Abschnitt erwähnen. Danach können Sie ergänzende Informationen aufführen, die Sie ebenfalls nach Wichtigkeit sortieren. Unwichtige Details bringen Sie ganz am Schluss unter – oder noch besser: Sie lassen sie gleich ganz weg.
Profi-Tipp: Präsentieren Sie jede Information in einem einzelnen Abschnitt. So können Ihre Leserinnen und Leser sich besser im Text orientieren und die für sie wichtigen Informationen schnell finden.
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