Ob Sie als Unternehmerin oder Unternehmer internationale Geschäftsbeziehungen pflegen oder als Privatperson amtliche Dokumente im Ausland einreichen müssen – früher oder später benötigen viele Menschen in der Schweiz eine beglaubigte Übersetzung.
Doch was genau ist eigentlich eine beglaubigte Übersetzung? Wann benötigen Sie eine solche? Und worauf sollten Sie achten, um Zeit, Geld und Nerven zu sparen?
In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen umfassenden Überblick über das Thema beglaubigte Übersetzung in der Schweiz. Sie erfahren, was damit gemeint ist, in welchen Situationen diese erforderlich ist und wie Sie eine rechtsgültige Übersetzung erhalten, die von Behörden in der Schweiz und im Ausland anerkannt wird.
Was ist eine beglaubigte Übersetzung?
Eine beglaubigte Übersetzung ist eine rechtlich anerkannte Übersetzung eines Dokuments. Dazu wird die Übersetzung von der Übersetzerin bzw. dem Übersetzer mit einer Unterschrift und einer Erklärung zu deren Richtigkeit und Vollständigkeit ergänzt und auf einem Notariat mit einem Stempel versehen.
Wichtig zu wissen: In der Schweiz gibt es – mit Ausnahme der Kantone Genf und Neuenburg – keine beeidigten Übersetzerinnen und Übersetzer.
Das bedeutet, dass die Anforderungen an beglaubigte Übersetzungen hierzulande etwas anders geregelt sind. Meist werden beglaubigte Übersetzungen von professionellen Fachübersetzerinnen und Fachübersetzern angefertigt.
Wann benötigen Sie eine beglaubigte Übersetzung?
Eine beglaubigte Übersetzung benötigen Sie immer dann, wenn Sie offizielle oder rechtliche Dokumente in einer anderen Sprache einreichen müssen. Dazu gehören:
- Geburts-, Heirats- oder Scheidungsurkunden
- Diplome, Zeugnisse oder Studiennachweise
- Führerscheine oder Personenausweise
- Aufenthalts- und Einwanderungsdokumente
- Gründungsurkunden oder Statuten
- Verträge, Vollmachten oder Patente
Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen gründen und Dokumente aus dem Ausland beim Handelsregister einreichen möchten, verlangen die Behörden häufig eine beglaubigte Übersetzung. Dasselbe gilt, wenn Sie im Ausland heiraten oder dort arbeiten möchten.
Wer darf beglaubigte Übersetzungen in der Schweiz erstellen?
Da es in der Schweiz – wie bereits erwähnt – keine staatlich beeidigten Übersetzerinnen und Übersetzer gibt, müssen beglaubigte Übersetzungen in der Regel durch qualifizierte Fachübersetzerinnen und Fachübersetzer erstellt und anschliessend notariell beglaubigt werden.
Das bedeutet konkret:
- Eine professionelle Übersetzerin oder ein professioneller Übersetzer erstellt die Übersetzung und versieht sie mit einer Erklärung, dass sie korrekt und vollständig ist.
- Die Übersetzerin bzw. der Übersetzer unterschreibt die Erklärung und lässt die Übersetzung bei einem Notar oder einer Notarin mit einem entsprechenden Stempel versehen.
- Bei Bedarf wird die Übersetzung zusätzlich von der Staatskanzlei mit einer Apostille oder von einem Konsulat oder einer Botschaft mit einer Legalisation versehen, damit sie auch im Ausland rechtsgültig ist.
Mein Tipp: Arbeiten Sie mit einer Fachübersetzerin oder einem Fachübersetzer zusammen, die oder der Erfahrung mit beglaubigten Übersetzungen hat und den gesamten Prozess (inklusive Besuch bei den entsprechenden Behörden) für Sie abwickeln kann. So sparen Sie Zeit und vermeiden unnötige Rückfragen durch die involvierten Stellen.
Beglaubigung, Apostille und Legalisation: Wo liegen die Unterschiede?
Tauchen wir nun etwas tiefer in die rechtlichen Feinheiten ein: Welche Arten von Beglaubigungen gibt es und worin unterscheiden sie sich?
Hier ein kurzer Überblick:
- Beglaubigung: Notarielle Bestätigung einer rechtlich anerkannten Übersetzung. Diese wird von einer Notarin oder einem Notar ausgestellt.
- Apostille: Vereinfachte Form der internationalen Beglaubigung, gültig in Ländern, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Dabei wird die notariell beglaubigte Übersetzung von der kantonalen Staatskanzlei mit einer Überbeglaubigung versehen, die international anerkannt ist.
- Legalisation: Internationale Beglaubigung für Länder, die nicht Teil des Haager Übereinkommens sind. Hierfür ist eine Überbeglaubigung durch das jeweilige Konsulat oder die jeweilige Botschaft erforderlich.
Ob Sie eine Beglaubigung, eine Apostille oder eine Legalisation benötigen, hängt davon ab, in welchem Land Sie die Übersetzung einreichen müssen. Auch hierzu kann Sie eine erfahrene Übersetzerin oder ein erfahrener Übersetzer kompetent beraten.
Was kostet eine beglaubigte Übersetzung in der Schweiz?
Die Kosten für eine beglaubigte Übersetzung setzen sich in der Regel aus mehreren Komponenten zusammen:
- Übersetzungskosten: abhängig von Umfang und Fachlichkeitsgrad Ihres Dokuments
- Notariatsgebühr: variiert je nach Kanton, meist zwischen CHF 20.– und CHF 50.–
- Optional Apostille oder Legalisation: zusätzliche Gebühren für die Überbeglaubigung durch Staatskanzlei, Konsulat oder Botschaft
Grundsätzlich gilt: Je einfacher und kürzer das Dokument ist und je geringer die Anforderungen an die Beglaubigung sind, umso günstiger wird die Übersetzung. Haben Sie jedoch komplexe und umfangreiche Dokumente, die nicht nur notariell beglaubigt, sondern auch mit einer Apostille oder Legalisation versehen werden müssen, kann die Beglaubigung rasch teuer werden.
Ich empfehle Ihnen: Holen Sie ein transparentes Angebot ein, das die unterschiedlichen Komponenten ausweist, und klären Sie im Vorfeld, welche Form der Beglaubigung tatsächlich erforderlich ist.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Übersetzerin oder des Übersetzers achten?
Die Berufsbezeichnung «Übersetzerin» bzw. «Übersetzer» ist in der Schweiz nicht geschützt. Ebenso gibt es hierzulande keine staatlich beeidigten Übersetzerinnen und Übersetzer, weshalb theoretisch jede und jeder eine beglaubigte Übersetzung anfertigen könnte.
Natürlich sind jedoch längst nicht alle fähig, eine rechtssichere beglaubigte Übersetzung zu erstellen. Achten Sie deshalb bei der Auswahl der Übersetzerin oder des Übersetzers auf folgende Kriterien:
- Ausbildung als Fachübersetzerin oder Fachübersetzer mit universitärem Abschluss
- Kenntnisse und Erfahrung im juristischen oder amtlichen Bereich
- Möglichkeit, den kompletten Beglaubigungsprozess für Sie zu übernehmen
Wenn Sie regelmässig beglaubigte Übersetzungen für Ihre internationalen Beziehungen benötigen, lohnt es sich, eine langfristige Zusammenarbeit mit einer Übersetzerin oder einem Übersetzer einzugehen. So können Qualität und Rechtssicherheit garantiert werden.
Wie können Sie Fehler bei beglaubigten Übersetzungen vermeiden?
Unachtsamkeiten bei beglaubigten Übersetzungen können fatale Folgen haben. Falsche Beglaubigungen können teuren Mehraufwand verursachen, und inhaltliche Fehler können diverse rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte, um Probleme zu vermeiden:
- Klären Sie ab, welche Art der Beglaubigung erforderlich ist.
- Lassen Sie die Übersetzung von einer qualifizierten Übersetzerin oder einem qualifizierten Übersetzer erstellen.
- Legen Sie für die Beglaubigung den Originaltext der Übersetzung bei.
- Holen Sie die Apostille oder die Legalisation bei der tatsächlich zuständigen Behörde ein.
Auch hierfür empfehle ich Ihnen die Zusammenarbeit mit einer Fachübersetzerin oder einem Fachübersetzer, die oder der die Prozesse kennt und nicht nur die Übersetzung erstellt, sondern auch die notwendigen Beglaubigungen für Sie einholt.
Fazit: So kommen Sie zu Ihrer beglaubigten Übersetzung
Eine beglaubigte Übersetzung benötigen Sie immer dann, wenn Sie in der Schweiz oder im Ausland eine rechtlich anerkannte Übersetzung einreichen müssen.
Klären Sie zunächst ab, welche Form der Beglaubigung verlangt wird. Reicht eine einfache Beglaubigung oder wird eine Apostille oder Legalisation benötigt? Kontaktieren Sie dann eine qualifizierte Fachübersetzerin oder einen qualifizierten Fachübersetzer. Diese oder dieser erstellt nicht nur eine saubere Übersetzung, sondern übernimmt auch den gesamten Beglaubigungsprozess für Sie. So sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven.
Als ausgebildeter Fachübersetzer kümmere ich mich gern um Ihre beglaubigte Übersetzung – egal, ob Sie diese geschäftlich oder privat, für die Schweiz oder fürs Ausland benötigen.